Jak wybrać i zamówić autobus na wycieczkę szkolną?

Czcionka:

autobus na wycieczke szkolna

Jak zamówić autokar na wycieczkę szkolną?

Każdy wychowawca staje przed wyzwaniem, Jak wybrać i zamówić lub wynająć autobus na wycieczkę szkolną dla swojej klasy. Wychowawca jest odpowiedzialny prawnie za uczestników wycieczki, ich bezpieczeństwo, dobrostan, dobrą zabawę, a dodatkowo w ramach wycieczki szkolnej powinien realizować wyznaczone mu cele edukacyjne. Nie ważne, czy to bus do 20 osób, czy cały duży autokar, warto wiedzieć o kilku podstawowych zasadach dotyczących wynajmu autobusów.

W natłoku zadań organizacyjnych związanych z organizacją planu wycieczki rezerwacją hoteli, muzeów, spotkań, wynajęcie autobusu jest dodatkowym obciążeniem, którego jednak nie warto lekceważyć.

Wynajem autobusu na wycieczkę to nie jest zadanie łatwe, ponieważ musimy zadbać nie tylko o swoje potrzeby, ale również o potrzeby dzieci, rodziców i szkoły.

Wycieczki szkolne organizowane są w różnych kierunkach, może to być wyjazd nad morze, albo nad jezioro, w góry, na mecz, albo imprezę sportową, do teatru, aquaparku, na basen, do muzeum i w setki innych kierunków.

rodzice wycieczka szkolna

Rodzice

Rodzice to grupa, która najskrupulatniej patrzy nam na ręce. W każdej klasie znajdą się rodzice przeczuleni na punkcie bezpieczeństwa swoich dzieci. Dlatego należy zastanowić się, czy przy wyborze autokaru będziemy zastanawiać się nad:

  • bezwładnościowymi pasami bezpieczeństwa dla dzieci
  • fotelikami
  • wyposażeniem autobusu w ABS i ASR
  • zastosowanie tablicy „Uwaga dzieci”

Ponadto każdy z rodziców będzie chciał, żeby indywidualne potrzeby dziecka, związane z chorobą lokomocyjną, niepełnosprawnością czy koniecznością częstego korzystania z toalety były zaspokojone, a dziecko nie musiało wstydzić się przed rówieśnikami.

Niektórzy rodzice będą też weryfikować czy nie przepłaciliśmy za wynajem autokaru, szczególnie ci, którzy będą oferowali nam skorzystanie z oferty zaprzyjaźnionej firmy brata czy szwagra potrafią być wyjątkowo problematyczni. Musimy się więc upewnić, że wybraliśmy najtańszy autobus, który spełnia nasze wymagania.

uczniowie wycieczka szkolna

Uczniowie

Uczniowie to najważniejsza grupa, bo to na ich potrzeby ma odpowiadać wynajęty autokar. Celem wycieczki jest przekazanie uczniom wiedzy i doświadczeń, a wycieczka autobusem nie musi być jedynie sposobem na dotarcie do celu, ale również przestrzenią, w której można prowadzić zajęcia. Dlatego należy rozważyć możliwość przekazania uczniom wiedzy podczas podróży poprzez:

  • mikrofon umożliwiający pracę nauczyciela bądź przewodnika
  • telewizor, na którym można wyświetlić film
  • tablety przymocowane do siedzeń

Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że dla uczniów wycieczka szkolna to przede wszystkim wydarzenie społeczne, którym będą chcieli się dobrze czuć i móc pochwalić selfie z podróży, posłuchać muzyki, albo grać w gry podczas długiej drogi. Oprócz tego uczniowie chcą czuć się komfortowo, mogąc skorzystać z toalety w autobusie, czy zatrzymać się na stacji benzynowej, żeby kupić przekąski. Dlatego powinniśmy rozważyć:

  • dostęp do Internetu (Wi-Fi)
  • dostęp do ładowania (gniazdko lub ładowarka USB)
  • dostęp do toalety w autobusie

Szkoła

Jeżeli organizujemy wycieczkę ze wsparciem szkoły, to koniecznie musimy podeprzeć się fakturami. Należy pamiętać, żeby każdy zrealizowany przez nas wydatek był uwzględniony na fakturze, bo inaczej, będziemy musieli pokryć go z własnej kieszeni. Takie wydatki mogą pojawić się np. kiedy zmieni się nam plan lub trasa wycieczki i musimy, musimy zapłacić za dodatkowy parking albo przejazd drogą płatną.

Jak wybrać i zamówić lub wynająć autobus na wycieczkę szkolną i nie utonąć w papierach? Niektóre szkoły wymagają od nauczycieli udokumentowania wysłania minimum trzech zapytań ofertowych, celem znalezienia najtańszej firmy przewozu osób. Niestety w wielu przypadkach, najtańszy, nie zawsze znaczy najlepszy, dlatego będziemy musieli umotywować naszą decyzję.

Decyzje do podjęcia przed zamówieniem autobusu

Podstawowe pytania, które musimy sobie zadać przed rezerwacją autobusu.

decyzje wynajem wycieczka szkolna

Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego

Inspektorzy na żądanie organizatora wycieczki mają obowiązek sprawdzić stan techniczny pojazdu, uprawnienia kierowcy, a także jego trzeźwość. Celem umówienia kontroli wystarczy skontaktować się z właściwym terytorialnie Wojewódzkim Inspektoratem Transportu Drogowego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.

Za:

  • zyskujemy pewność co do stanu technicznego pojazdu i profesjonalizmu kierowcy
  • rodzice są przeświadczeni o bezpieczeństwie przejazdu

Przeciw:

  • pojazd może być w ostatniej chwili niedopuszczony do ruchu nawet z powodu drobnej awarii, co może rozburzyć nam cały plan wycieczki
  • standardowa kontrola autokaru trwa zazwyczaj w granicach 15–30min

Toaleta w autobusie, a postój na stacjach benzynowych

Kwestia toalety ma kluczowe znaczenie w przypadku długich podróży, ale także może być istotne przy dzieciach w określonym wieku.

Za:

  • wygoda i komfort
  • możliwość jazdy bez postojów
  • zabezpieczenie na wypadek problemów z trzymaniem moczu
  • możliwość szybkiego pozbycia się efektów choroby lokomocyjnej

Przeciw:

  • dodatkowy koszt
  • możliwość połączenia postoju na toaletę z punktem wycieczki lub posiłkiem

Mikrofon, TV, tablety

Nowoczesne rozwiązania technologiczne w służbie edukacji. Czy zawsze są niezbędne?

Za:

  • możliwość prowadzenia edukacji oraz gier podczas podróży

Przeciw:

  • dodatkowy koszt

Wi-Fi, ładowarki USB

Dostęp do Internetu. Czy tylko dla uczniów?

Za:

  • dostęp do Internetu
  • dostęp do prądu, szczególnie istotny, gdy chcemy pracować podczas podróży
  • możliwość prowadzenia zajęć wykorzystujących zasoby Internetu

Przeciw:

  • uczniowie mogą spędzać całą podróż w telefonach
  • dodatkowy koszt

umowa wynajmu autobusu

Umowa wynajmu autobusu

Przewoźnicy często są niechętni do podpisywania umów przed realizacją usługi, licząc na to, że zamawiający zadowoli się jedynie fakturą. Jednak umowa daje nam zabezpieczenie na wypadek niewywiązania się przewoźnika z obiecanych elementów usługi.

Za:

  • gwarancja realizacji umowy
  • możliwość reklamowania usługi w przypadku jej złamania
  • większa motywacja przewoźnika do realizacji założeń umownych

Przeciw:

  • Brak

Ubezpieczenie

Rodzice bądź szkoła mogą oczekiwać dodatkowego ubezpieczenia podróżnego.

Za:

  • dodatkowe zabezpieczenie na wypadek nieszczęśliwego wypadku

Przeciw:

  • dodatkowy koszt
  • konieczność dostarczenia ubezpieczycielowi listy uczestników z danymi osobowymi

Wybór przewoźnika

W praktyce mamy dwa sposoby na wynajem autobusu:

  1. Tradycyjny telefoniczny
  2. Nowoczesny poprzez BUSBUSa

Więcej o tym jak zaoszczędzić przy wyborze pojazdu dowiesz się w artykule Jak tanio wynająć autobus na wycieczkę?

wynajem autobusów online

Wynajem autobusów przez telefon/email

Zamawiając przez telefon/email musimy dokładnie wiedzieć jakiej usługi chcemy i ile jesteśmy w stanie za nią zapłacić. Przewoźnik celem dokonania wyceny będzie musiał poznać szczegóły naszego zamówienia takie jak: dokładny plan wyjazdu z godzinami odjazdów, liczbę osób, charakter wyjazdu, wyposażenie pojazdu, jakie chcielibyśmy otrzymać itd.

Przewoźnik będzie musiał sprawdzić, czy ma w tym terminie dostępny tabor i dokonać wyceny, dopytując się nas o kolejne szczegóły związane z wyjazdem, takie jak: kto płaci za parkingi, autostrady, kto płaci kierowcy za nocleg i wyżywienie, jeżeli takie jest.

Celem uzyskania najlepszej oferty ten proces będziemy musieli powtarzać przynajmniej kilkukrotnie, skrzętnie notując warunki, jakie proponują nam przewoźnicy i cenę razem z kosztami dodatkowymi. Po otrzymaniu wszystkich ofert będziemy mogli zdecydować się na wybranego przez nas przewoźnika. W dobrym tonie jest skontaktowanie się z pozostałymi przewoźnikami i odwołanie zapytania ofertowego.

Jeżeli jesteśmy zainteresowani wizytą Inspekcji Transportu Drogowego przed rozpoczęciem podróży, powinniśmy poinformować o tym przewoźnika, to pozwoli mu na przygotowanie się do kontroli i sprawne jej przeprowadzenie, a także umożliwi zaplanowanie wcześniejszego przyjazdu na miejsce rozpoczęcia wycieczki.

Gdy jesteśmy zainteresowani podpisaniem umowy z przewoźnikiem, w którym zawrzemy wszystkie nasze wymagania dotyczące przejazdu, powinniśmy poinformować go o tym wcześniej, da mu to czas na przygotowanie umowy (nie zapomnijmy przesłać mu nasze dane do faktury), a także pozwoli nam na jej zweryfikowanie. Następnie będziemy musieli wysłać skany umowy podpisane przez obie strony.

Przewoźnik najprawdopodobniej będzie oczekiwał wpłaty zaliczki, dlatego będziemy musieli otrzymać od niego numer konta i przesłać umówioną kwotę w określonym terminie.

Jeżeli chcemy ubezpieczyć użytkowników wycieczki, to dodatkowo musimy skontaktować się z zewnętrznym ubezpieczycielem i przekazać mu wszystkie informacje na temat wycieczki oraz informacje dotyczące jej uczestników.

Zamawianie autobusu przez BUSBUSa

BUSBUS będzie prowadził nas przez proces rezerwacji, tak, żebyśmy nie przegapili, żadnego z istotnych elementów zamówienia.

Proces wynajmu busa, autobusu lub autokaru z kierowcą będzie wyglądał następująco:

  1. Wpisujemy miejsce odjazdu, datę wyjazdu i liczbę osób.
  2. Wyświetla się nam lista przewoźników oferujących usługi dostępne w określonym terminie.
  3. Możemy zawęzić liczbę przewoźników wpisując dokładny plan trasy, a także nasze wymagania dotyczące pojazdu (klimatyzacja, toaleta, Wi-Fi, miejsca dla osób niepełnosprawnych, pasy, dodatkowe miejsce na bagaż itp.) i wycieczki, takie jak wizyta Inspekcji Transportu Drogowego, dodatkowe ubezpieczenie.
  4. Otrzymamy listę przewoźników spełniających nasze kryteria razem z szacunkową ceną przejazdu, jeżeli ona nam odpowiada, zamawiamy przewoźnika i czekamy na jego odpowiedź.
  5. Przewoźnik potwierdza nam złożenie oferty (przechodzimy do pkt 7.). W przypadku, gdy cena musi ulec zmianie, (np. z powodu konieczności zarezerwowania dodatkowego kierowcy) oferta wraca do nas celem zatwierdzenia.
  6. Zatwierdzamy ofertę lub przesyłamy wypełniony już wcześniej szkic zamówienia do kolejnego przewoźnika.
  7. Umowa generuje się automatycznie i jest akceptowana zarówno przez nas, jak i przez przewoźnika elektronicznie.
  8. Płatności możemy dokonać za pomocą serwisu BUSBUS, z którego również będziemy mogli otrzymać fakturę.

Usługa będzie dostępna już za kilka miesięcy!

Podsumowanie

Organizowanie wycieczek szkolnych to wbrew pozorom złożone i odpowiedzialne zadanie. Na wychowawcy ciąży odpowiedzialność za bezpieczeństwo i dobrostan dzieci, ale także za zorganizowanie czasu w sposób interesujący i wymierny edukacyjnie. Niezwykle ważne w całym procesie jest uporządkowanie i zabezpieczenie wycieczki zarówno od strony przewozu, jak i administracyjno-organizacyjnej. Dlatego mamy nadzieję, że nasz poradnik pozwoli na sprawne, bezpieczne i efektywne zamawianie autobusów na wycieczki szkolne. Mamy nadzieję, że już wiesz jak wybrać i zamówić lub wynająć autobus na wycieczkę szkolną?