Jak tanio wynająć autobus na wycieczkę?

Jak tanio wynająć autobus na wycieczkę?

27 rad do tego jak tanio wynająć autobus na wycieczkę. Przy wynajmowaniu autobusów, niezależnie od tego czy jest to wynajem na wycieczkę, wesele, pielgrzymkę czy wyjazd służbowy, bierze się pod uwagę kilka czynników: bezpieczeństwo, jakość i cenę. Opiszemy dokładnie jak tanio wynająć autobus na wycieczkę.

W tym artykule przedstawimy Ci serię porad i wskazówek pozwalających zaoszczędzić na przejeździe nawet do 50%! Dzięki zgromadzonej wiedzy lepiej skorzystasz z narzędzi jakie oferuje Busbus i wynajmiesz autobus, który spełnia Twoje oczekiwania w rozsądnej cenie.

Co składa się na cenę wynajmu?

Wiedza na temat tego ile kosztuje wynajem autobusu na wycieczkę nie jest powszechnie dostępna. Cennik wynajmu autobusów pojawia się jedynie na co dwudziestej stronie internetowej przewoźnika. Zdarzają się przewoźnicy, którzy mogą próbować wykorzystać niewiedzę i zawyżyć cenę. Dlatego dobrze jest rozeznać się w cenach przewozów osobowych i wiedzieć za jakie elementy składowe przejazdu płacimy.

Na cenę za wynajem busa, autobusu czy autokaru na wycieczkę składają się:

• koszt paliwa,
• koszt pracy kierowcy/kierowców,
• koszt amortyzacji i utrzymania autobusu,
• opłaty drogowe i opłaty za parkingi,
• koszty licencji, zezwoleń i koszty prowadzenia firmy,
• koszty marketingu,
• marża przewoźnika.

Znając te wartości będziemy mogli znaleźć nisze w których będziemy mogli zaoszczędzić.

Autobus na wycieczkę – co musimy wiedzieć żeby nie przepłacić?

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie naszych potrzeb. Musimy znać:

• rodzaj przejazdu,
• ilość pasażerów,
• trasę i harmonogram przejazdu,
• oczekiwane udogodnienia i wyposażenie pojazdu.

Wycieczka nad morze, wycieczka szkolna, wczasy, pielgrzymka...

Podczas wycieczki będziemy pokonywali długie dystanse. Warto zastanowić się, czy nie zamówić większego pojazdu, żeby umożliwić pasażerom wygodną podróż. Komfort ma znaczenie, a z każdą godziną jazdy jego wpływ na zadowolenie pasażerów rośnie. Dodatkowo, jeżeli będziemy chcieli wyjechać w kilkunastogodzinną podróż bez przerw, być może będziemy potrzebowali dwóch kierowców (a to może znacznie podnieść koszt usługi).

Jeżeli wycieczka trwa dłużej i zostajemy w hotelu przynajmniej kilka dni, wtedy opłata za dodatkowego kierowcę to koszt, który niekonieczne warto ponosić. Innym rodzajem kosztów są opłaty drogowe czy parkingi. Czasami wjazdu na drogę płatną da się uniknąć, a parking nawet kilkaset metrów dalej może nam zaoszczędzić do kilkuset złotych w przypadku kilkudniowego postoju. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na wyposażenie pojazdu. Czasami autokary bez toalety, klimatyzacji, Wi-Fi, gniazdek, barku i lodówki mogą być tańsze, jednak czy warto rezygnować z nich podczas długiej podróży?

Porady:

• Zastanów się nad rozmiarem autobusu. Być może nie potrzebujesz autokaru dla 30 osobowej grupy. Pamiętaj, żeby nie przesadzić, 20-godzinna podróż w ścisku bez możliwości zmrużenia oka to nie wyjazd wypoczynkowy.
• Wyznacz trasę tak, żeby uniknąć konieczności zamówienia dwóch kierowców. Kierowca autobusu dla zapewnienia bezpieczeństwa podróżnych musi odbyć przerwę w ciągu dnia pracy i przerwę po zakończeniu dnia pracy.

Kierowca nie może prowadzić pojazdu dłużej niż 9 godzin dziennie. Przerwa dla kierowcy trwa 30 minut po 6 godzinach pracy. Przerwy mogą być dzielone, jednak nie mogą być krótsze niż 15 minut. Przerwa dobowa wynosi 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Dobrą praktyką jest organizowanie przerw w miejscach ciekawych turystycznie lub w zajazdach, żeby połączyć przerwę ze zwiedzaniem albo posiłkiem. Innym rozwiązaniem są tzw. przerwy na toaletę. Pamiętaj, żeby zawsze doliczyć do czasu jazdy ewentualne spóźnienia uczestników wycieczki, korki, dłuższy niż zaplanowany czas spożywania obiadu i inne zdarzenia losowe.

• Jeżeli wiesz, że po przyjeździe na miejsce nie będziesz potrzebował usług drugiego kierowcy, to postaraj się zaplanować trasę tak, żeby nie trzeba było go wynajmować. Wynajem dodatkowego kierowcy generuje koszty, a niekoniecznie skorzystasz z jego usług.
• Zaplanuj postoje tam gdzie opłaty za parkingi są niższe albo parkingi są darmowe. To szczególnie ważne jeżeli postój będzie trwał kilka dni.
• Wyposażenie dodatkowe jest kluczowe przy dłuższych podróżach i to ono sprawia, że podróże autobusem mogą być bardzo komfortowe. O ile możemy się obejść bez klimatyzacji w zimie czy toalety jeżeli zaplanujemy dobrze postoje, to powinniśmy dopasować wyjazd do naszej grupy. Jeżeli jedziemy z młodzieżą problemem może być choroba lokomocyjna, natomiast jeżeli jedziemy z seniorami, częstsze postoje na toaletę itd.

Wyjazd biznesowy, wyjazd pracowniczy

W przypadku wyjazdów biznesowych i przewozu pracowników wiele zależy od branży. Standardem w takich wyjazdach stało się, że podczas jazdy autobusem prowadzi się normalną pracę, często z laptopem na kolanach albo przez smartfona, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy pojazd jest wyposażony w Wi-Fi i gniazdka 230V. Oczywiście innym autobusem zawieziemy prezesów wizytujących nasze przedsiębiorstwo z zagranicy, a innym naszych pracowników jadących do pracę w terenie, jednak pewne elementy pozostają takie same. Autobus ma zawieźć ludzi na miejsce ich pracy, dlatego muszą dojechać wypoczęci. Zadbaj o ich komfort.

Porady:

• Dostosuj pojazd do liczby pasażerów. Jeżeli to dłuższy przejazd pamiętaj, że większa ilość miejsc może być pożądana.
• Zastanów się nad tym czy miejsca na dodatkowy bagaż (sprzęt, materiały) będą potrzebne, jeżeli tak, być może będziesz potrzebował większego pojazdu.
• Jeżeli Twoi goście podróżują w strojach oficjalnych, być może będą chcieli je zawiesić gdzieś podczas jazdy. Weź to pod uwagę.
• Dowiedz się jakie potrzeby ma Twoja grupa. Być może WC, mikrofon, TV nie są potrzebne podczas podróży. Następnie wybierz odpowiedni autokar. Pamiętaj, że klimatyzacja dla kogoś kto podróżuje służbowo w garniturze to standard, wiele osób chciałoby również móc skorzystać z laptopa lub Internetu podczas jazdy. Być może nie oszczędzisz na autobusie, ale zarobisz na efektywności pracy.
• Zaplanuj przerwy regeneracyjne. Jeżeli nie masz automatu do kawy w autobusie, to 20 minutowa przerwa na kawę i spacer może zregenerować siły pasażerów, a Ty przerzucisz koszty cateringu na podróżujących.

Wesele

Wyjazdy weselne to przestrzeń gdzie można zapłacić bardzo dużo, ale również zaoszczędzić wiele. Wyjazdy weselne składają się najczęściej z 4 etapów:

1. dojazdu na ślub (często z innej części kraju lub zagranicy),
2. przejazdu z miejsca zaślubin do sali weselnej,
3. rozwiezienia gości do domów/hotelu,
4. powrót do domów.

Autobusami na wesele podróżują głównie osoby, które nie mają samochodu lub nie chcą nim jechać. Często są to całe rodziny, które jadą z innej części kraju lub z zagranicy na miejsce wesela. W takiej sytuacji autobus to nie tylko środek transportu, ale również przestrzeń integracyjna. Popularne sformułowanie "wesoły autobus" nie wzięło się przecież znikąd! Autobusem będą jednak jechać częściej osoby starsze i to z myślą o ich potrzebach powinniśmy zaplanować wyjazd. Pamiętajmy, że prawie każdy gość weselny będzie miał ze sobą elegancki strój, który nie może się pognieść, i być może prezent dla Państwa Młodych, a do pomieszczenia tego wszystkiego, potrzebujemy odpowiednio przystosowanego pojazdu.

Porady:

• Dowiedz się ilu gości będzie podróżowało autobusem. Może nie warto zamawiać autokaru, jeżeli grupa będzie mała.
• Dostosuj autobus do długości trasy. Jeżeli interesuje Cię przewóz gości z Urzędu Stanu Cywilnego lub kościoła na salę weselną, najzwyklejszy autobus powinien wystarczyć.
• Jeżeli jedziesz w długą trasę lub latem, nie rezygnuj z klimatyzacji. Goście mogą przyjechać wymęczeni podróżą w mało komfortowych strojach wieczorowych.
• Pamiętaj o seniorach, bo to dla nich podróż może być najbardziej męcząca. Spraw, żeby mieli zapewnione wszystko czego potrzebują.
• Na krótszych trasach raczej nie będziesz potrzebował dodatkowego wyposażenia, dlatego możesz wynająć tańszy autobus o niższym standardzie.
• Zaplanuj trasę tak, żeby uniknąć konieczności wynajmowania dwóch kierowców.

Jak szukać tanich i dobrych ofert autobusów?

Istnieje kilka sposobów na to, żeby znaleźć informacje o dostępnych ofertach:

• Wyszukiwarka internetowa - np. Google albo Bing, w którą wpisujemy frazy, które nas interesują np. "autobus na wycieczkę", możemy również dodać nazwę miejscowości wyjazdu.
• Katalogi lokalnych firm - zawierające adresy i telefony przewoźników. Niestety, niektóre firmy prezentują tam nieaktualne oferty, część firm może też mieć niezaktualizowany tabor.
• Poczta pantoflowa - niestety opinie naszych znajomych mogą być stronnicze, a doświadczenie ograniczone.
• Porównywarka ofert wynajmu - pozwala zestawić oferty wszystkich przewoźników z okolicy, przefiltrować wyposażenie które nas interesuje, wyznaczyć trasę i uzyskać porównanie cen wszystkich przewoźników bez dzwonienia i pisania maili.

W zależności od tego jaką ilością czasu dysponujemy, możemy bezpośrednio sprawdzić wszystkie witryny internetowe przewoźników i skontaktować się z każdym z nich. To jednak zajmuje dużo czasu i wymaga sprecyzowania naszych celów już na samym początku. Ostatecznie i tak będziemy musieli wysłać maila z zapytaniem do każdego z osobna. Informacje na katalogach firm mogą być już przestarzałe, a ich wartość niekoniecznie wystarczająca. Opinie naszych znajomych bywają nieocenionym źródłem informacji zwłaszcza, jeśli goni nas czas i potrzebujemy autokar od zaraz.

Czym kierować się przy wyborze firmy?

Obecność w potwierdzonych portalach

Jeżeli chcemy mieć pewność, że jakość usługi, którą otrzymamy będzie dobra i nie dostaniemy autobusu o innych parametrach albo z niedziałającą toaletą, Wi-Fi niedziałającym zagranicą czy nieprzeczyszczoną klimatyzacją. Żeby uniknąć przewoźników bez licencji, działających w szarej strefie i unikających podpisywania umów - korzystajmy ze sprawdzonych serwisów, które weryfikują, czy dany przewoźnik świadczy najwyższej klasy usługi. Korzystaj z serwisów takich jak:

• Busbus
• KREPTD (lista certyfikatów na prowadzenie usług przewozu osób)
• GITD (wykaz wydanych zezwoleń)

Opinie

Nieocenione może okazać się sprawdzenie opinii na temat przewoźników w Google Moja Firma albo na portalach z ogłoszeniami wynajmu autobusów i zapoznanie się z tym co klienci sądzą na temat usług danych firm. Będziemy mogli dowiedzieć się też o jakości obsługi klienta, co naszym zdaniem jest jedną z najważniejszych cech profesjonalnej firmy z branży przewozu osób. Z  komentarzy będziemy mogli dowiedzieć się również wysokości cen i odrzucić te, które proponują zbyt wysokie ceny. Dodatkowo, możesz również sprawdzić stronę przewoźnika i opinie na temat usług firmy na Facebooku, lub LinkedIn.

• Unikaj przedsiębiorstw z mniejszą ilością opinii niż 20,
• Unikaj przedsiębiorstw z opiniami poniżej 4,5, a w szczególności poniżej 4,0,
• Zostaw swoją ocenę po realizacji usługi.

Lokalizacja

Lokalizacja ma znaczenie przy ustalaniu ceny przejazdu, ponieważ koszty jakie ponosi przewoźnik to, oprócz kosztu przejazdu za kilometr i godzinę, również czas dojazdu na miejsce odbioru i powrót do bazy pojazdowej. Lokalizacja przedsiębiorstwa ma szczególne znaczenie w przypadku krótszych wyjazdów. W przypadku dłuższych, kilkudniowych eskapad różnica w cenie będzie nieznacząca. Jeżeli wynajmujesz przejazd tylko w jedną stronę, możesz poszukać firmy z miejsca docelowego wyjazdu. Wtedy kierunek nie ma znaczenia, a ceny wynajmu mogą różnić się w zależności od regionu.

• Staraj się wynajmować przedsiębiorstwa z Twojej okolicy, szczególnie na krótszych trasach.
• Poszukuj przedsiębiorstw do 70km od miejsca odbioru. Firmy z poza Twojego regionu będą musiały pokryć dodatkowe koszty dojazdu.
• Jeżeli wynajmujesz przejazd tylko w jedną stronę, możesz poszukać firmy z miejsca docelowego wyjazdu.
• Czasami ceny poza wielkimi aglomeracjami mogą być niższe.

Czas na poszukiwania - ukryty koszt

Wynajmowanie autobusu może być bardzo czasochłonne, zwłaszcza jeżeli chcemy sprawdzić wszystkie oferty z okolicy i skontaktować się ze wszystkimi przewoźnikami na lokalnym rynku. Może się zdarzyć, że wiele przedsiębiorstw będzie miało już zajęte terminy albo sprzeda je w chwili, kiedy my będziemy kontaktować się z pozostałymi przewoźnikami.

Żeby zaoszczędzić czas i zamówić najlepszy autobus przed innymi klientami warto skorzystać z nowych technologii pozwalających na:

• Zbieranie ofert z Twojej okolicy.
• Szeregowanie ofert pod kątem ceny za wynajem.
• Filtrowanie pojazdów pod kątem elementów wyposażenia.
• Możliwość dokonania zamówienia, płatności i odbioru faktury online.

Korzystając z rozwiązań porównywarek i wyszukiwarek ofert nie musisz dowiadywać się od przewoźników ile kosztuje wynajem autobusu za km albo jaki jest cennik wynajmu busów. Te informacje zostaną przetworzone i zaprezentowane Ci po wpisaniu trasy przejazdu. To pozwoli zredukować Ci czas poświęcony na zamawianie autobusu nawet o 90%. A jak wiadomo, Twój czas jest najcenniejszy.

Podsumowanie

Wynajęcie autobusu niedrogo wymaga dokładnego przemyślenia poszczególnych elementów zamówienia i zastosowania kilku sposobów na to, żeby obniżyć poszczególne elementy ceny wynajmu.

Podsumowując, żeby tanio wynająć autobus musisz:

• Zdefiniować parametry przejazdu (rodzaj przejazdu, ilość pasażerów, trasę i harmonogram przejazdu, oczekiwane udogodnienia i wyposażenie).
• Zaplanować trasę tak, żeby mógł pojechać tylko jeden kierowca.
• Wybrać sposób poszukiwania ofert:
  • wyszukiwarka (Google, Bing),
  • lokalne katalogi ofertowe,
  • porównywarka ofert wynajmu autobusów.
• Zweryfikować opinie o przewoźnikach (niska cena nie zawsze idzie w parze z wysoką jakością).
• Szukać przewoźników z okolicy.

Wynajmuj autokary z Busbus

Busbus porównuje oferty przewoźników i wybiera te najlepsze i najtańsze, spośród wszystkich ofert sprawdzonych dostawców dostępnych na rynku. Żeby zamówić wycenę autokaru skorzystaj z formularza i wypełnij pola miejscowości wyjazdu, trasy, daty i godziny odjazdów, a następnie zdecyduj kto pokrywa koszty parkingów i opłat drogowych. Pozwól Busbusowi pomóc zaoszczędzić na wynajmie autokarów tanio.